FMIPA UNS – Melihat realita permasalahan kearsipan yang ada, diantaranya adalah arsip belum bisa ditemukan secara cepat, tata kerja yang tidak up to date, kurangnya perhatian dan kesadaran akan pentingnya arsip, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Universitas Sebelas Maret (UNS) Surakarta menyelenggarakan Workshop Pengelolaan Arsip. Kegiatan yang dilaksanakan pada hari Rabu (12/7/2023) di Ruang Sidang Senat Fakultas MIPA UNS diikuti oleh tenaga kependidikan yang ada dilingkungan Fakultas MIPA.
Hadir sebagai narasumber adalah Puji Arya Yanti, S.Tr.S.I., Arsiparis Mahir di Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan UNS. Dalam paparannya Puji menyampaikan materi tentang Pengelolaan Arsip Aktif dan Inaktif. Mengapa arsip perlu dikelola ? Menurut Puji, pengelolaan arsip diperlukan dikarenakan ada beberapa hal diantaranya adalah penciptaan arsip bersifat dinamis, selalu bertambah seiring dengan perkembangan organisasi. Keterbatasan ruang sarana penyimpanan arsip, terdapat arsip yang bernilai guna dan tidak bernilai guna, serta arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi.
Puji menyampaikan bahwa jenis arsip berdasarkan fungsinya terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis. Sementara itu arsip dinamis terbagi lagi menjadi arsip aktif, arsip inaktif dan arsip vital.
Lebih lanjut Puji menyampaikan perbedaan arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif ditandai dengan frekuensi penggunaan yang tinggi, berfungsi untuk mendukung pelaksanaan tupoksi atau kegiatan sehari-hari, merupakan bagian penting dalam pengambilan keputusan. Sedangkan arsip inaktif ditandai dengan frekuensi penggunaan telah menurun, jarang dipergunakan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari, sebagai referensi atau rujukan bagi suatu kantor atau organisasi untuk menyusun dan melaksanakan kegiatan administrasi.
Dari pelatihan ini para peserta diharapkan dapat memahami pengelolaan arsip sesuai dengan jenisnya, sehingga ketika dibutuhkan arsip dapat ditemukan secara cepat. [Humas Fakultas MIPA UNS]
